Tips para la realización de presentaciones efectivas

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Revisión de 16:39 10 jun 2009

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Escrito por: Jhuliana Uzcátegui Camacho (29/05/2009)

Tips para la realización de presentaciones efectivas

A continuación, se proponen una serie de ideas para la planificación y la ejecución de exposiciones exitosas:

• Investigue el tema en profundidad: El tiempo empleado en la búsqueda y en la comprensión de la información debe ser mayor que el dedicado a la preparación de las diapositivas. Un conocimiento amplio del tema le permitirá una argumentación sólida de todas las ideas y le dará el dominio, la seguridad y el criterio necesario para que pueda aportar elementos nuevos. También, se debe tener en cuenta que las presentaciones efectivas dependen de la calidad de la información y no de la espectacularidad con la que se presente.

• Cite las fuentes utilizadas: Es importante respetar los derechos de autor de las obras consultadas; ya que esto le dará credibilidad a la información que se expone en su presentación. Es recomendable, citar las fuentes utilizadas en cada diapositiva y luego colocar al final las obras consultadas.

• Estructure la información antes de colocarla en las diapositivas: La organización del contenido es fundamental para la estructuración lógica y la coherencia de toda la exposición. Asegúrese de que la presentación contenga: Introducción, cuerpo o desarrollo y conclusión. De igual manera, la definición de títulos y subtítulos ayudarán a comunicar con mayor efectividad el mensaje.

• Escriba frases cortas; no oraciones: A menos que haya una cita textual, no deben incluirse párrafos en las diapositivas. El texto que contiene la presentación es un soporte al discurso verbal; no el reemplazo de éste; por lo que es de vital importancia añadir comentarios adicionales.

• Simplifique la información al máximo: Al ser corto y conciso se facilita la comunicación y la comprensión del mensaje. Al terminar de preparar la presentación, se debe revisar de nuevo con la finalidad de editarla; omitiendo las palabras innecesarias o reemplazándo las oraciones por palabras claves.

• Cuide la redacción y la ortografía: Los errores se magnifican cuando se proyectan. Es recomendable que el texto sea revisado por otras personas diferentes al creador, con la finalidad de corregir errores ortográficos, mecanográficos y de modificar las inconsistencias en la redacción del mismo.

• Identifique las abreviaciones: No dé por sentado que la audiencia conoce su significado; porque su omisión puede traer problemas a la hora de entender el mensaje.

• Use una letra fácil de leer: Todas las palabras deben ser legibles desde cualquier lugar del auditorio; para ello elija un tipo de letra como: Arial, Tahoma, Verdana, Georgia o Times New Roman y que tengan un tamaño igual o mayor a 20 puntos. De igual manera, procure no usar letras cursivas o tipografía poco usual; a menos que vayan acordes con el diseño de las diapositivas.

• Sea consistente en toda la presentación: Se sugiere el uso de una plantilla fija para todas las diapositivas, que contenga el logotipo de la empresa y que tenga una línea gráfica o diseño que vaya en consonancia con la temática planteada. Además, es recomendable el empleo de un mismo formato que conserve la tipografía y que mantenga los tamaños de los títulos y de los textos durante toda la presentación.

• Diseñe diapositivas sencillas: No recargue las diapositivas de mucho texto o viñetas. Se debe evitar exagerar con la cantidad de imágenes, animaciones, videos, gráficos estadísticos, mapas, etc…; los cuales al ser muy vistosos distraen la atención. Estos recursos gráficos deben ser empleados con moderación, para hacer énfasis y reforzar los puntos más importantes de la presentación.

• Las imágenes deben ser simples, atractivas y de gran impacto: Recuerde que estas herramientas son complementarias y no sustitutivas. Las mismas, deben ser usadas para explicar conceptos y/o cosas que de otro modo serían muy difíciles de entender.

• Coloque recursos visuales de alta calidad: Al poner imágenes, videos, gráficos, etc… que están pixelados o que no se entienden se genera malestar entre la audiencia debido a que no se pueden visualizar bien; además de causar la impresión de que la presentación no es profesional.

• Sea cuidadoso con los colores: Una buena elección de los colores es determinante para la transmisión y la comprensión del mensaje. El color llama más la atención que el blanco y el negro y generalmente es utilizado para resaltar cosas importantes; sin embargo, hay que ser prudente con ellos porque la colocación de demasiados colores puede distanciar a la audiencia del mensaje principal. Evite emplear colores brillantes o fosforescentes que cansen la vista.

• Tome en cuenta el significado de los colores: Éstos, generan diversas reacciones emocionales; dependiendo del contexto en el que se apliquen. Por ello, es fundamental verificar que las tonalidades de color de la de la presentación, se vean bien cuando son proyectadas; ya que éstas generalmente cambian y producen reacciones adversas a las esperadas.

• Asegúrese de que haya un buen contraste entre el texto y el fondo: Se aconseja la utilización de colores muy oscuros para el texto y de colores pasteles o claros para el fondo. Por el contrario, si se usan colores claros para el texto y oscuros para el fondo, se corre el riesgo de que el fondo le quite legibilidad a las letras.

• No exageres con las animaciones, transiciones y efectos especiales: El exceso de estos recursos logra captar la atención, pero la desvía del tema; haciendo que el público se sienta más atraído por lo vistoso del movimiento que por lo que está explicando el orador.